中学校時代の同窓会を来月開催する。私はその幹事を務めている。
幹事は全員で5名である。同窓会開催に当たっては、同窓生の現住所の調査から同窓会案内状の送付、出欠の集計と結構やらなければならないことがある。
私はオフィスツールword,exelを使えるので、他の幹事が調査してくれる同窓生の現住所をエクセルに入力し、クラス毎、あいうえお順に管理している。また、同窓生全員の名簿を別途作成し、現住所の分かった同窓生、その中で出席、欠席の有無を記入して、同窓生の何割が現住所が分かったか、また、同窓生の何割が出席するか等管理している。
ここまでの作業は、高齢の同窓会特有のものでなく、同窓会一般にやらなければならない作業である。
では、高齢者の同窓会はどんな特殊な作業がいるかといえば、先ず高齢で足腰が悪い人が多いから、同窓会宴会場まで送迎バスを準備することが一つ。これは結構重宝がられる。
でも、送迎バスを仕立てる場合、同窓生が広範囲に分布しているので、バス希望の同窓生のためにどこにバス停を設置するかを検討しなければいけない。更に、そのバス停に集合する時刻を設定する必要がある。そのため、出欠が確定した後も、バス運行の連絡をしなければいけない。
次に、食事である。高齢者の場合、高エネルギーの食事は駄目だろうから、魚、野菜中心に決める必要がある。
そして一番重要なのは、中学生の時以来であっていない人と約60年振りに出会うので、顔を見ただけでは誰だか分からない。そのため、出席者全員に名札を作成し、着けてもらう必要がある。だから、名札つくりの作業が必要になる。
最後に、出席が決定している人でも、同窓会の開催日までに大病を患ったり、場合によっては死亡することもある。そのため、連絡網を充実しておかねばならないし、いつでも出席者の変更が出来るよう、同窓会直前まで管理しなければいけない。若人の同窓会も同様なケースはあるかもしれないが、頻度が少ない。老人の場合は、多い。本人の病気だけでなく、配偶者の病気、入院もあるからである。
今年、高齢者の同窓会を経験して、実に大変な作業であることが分かった。